Anexo 3 – Col·legi Parroquial D. José Lluch

ANEXO III MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PROHIBICIONES (Personal laboral y estudiantes en prácticas)
Las siguientes medidas de seguridad son de obligado cumplimiento para todo el personal de Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) en relación con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, en cuyo artículo 32 se dispone que:

El responsable y el encargado del tratamiento tomarán medidas para garantizar que cualquier persona que actúe bajo la autoridad del responsable o del encargado y tenga acceso a datos personales solo pueda tratar dichos datos siguiendo instrucciones del responsable, salvo que esté obligada a ello en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros.
El responsable y el encargado del tratamiento aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo detectado teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas.
Las sanciones por incumplimiento de las estipulaciones del Reglamento pueden acarrear la imposición de sanciones de hasta 20 millones euros o el 4% de la facturación bruta mundial.A continuación se presenta un resumen de las medidas de seguridad más relevantes.
Esta normativa de seguridad es de obligado cumplimiento para todos los usuarios de Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) (personal interno y externo, así como estudiantes en prácticas o colaboradores) con acceso a los datos automatizados de carácter personal y a los sistemas de información.1. En relación a los datos personales almacenados en soporte papel y cualquier otro dispositivo no electrónico, se tendrán en cuenta las siguientes normas:

Cuando la documentación con datos de carácter personal no se encuentre archivada en los dispositivos habilitados para su almacenamiento, por encontrarse en proceso de revisión o tramitación, ya sea previo o posterior a su archivo, la persona que se encuentre al cargo de la misma deberá custodiarla e impedir en todo momento que pudiera ser accedida por personal no autorizado.
La generación de copias o la reproducción de los documentos únicamente podrá ser realizada bajo el control del personal autorizado.
Deberá procederse a la destrucción de las copias o reproducciones desechadas de forma que se evite el acceso a la información contenida en las mismas o su recuperación posterior, por ejemplo, mediante triturado.
Siempre que se proceda al traslado físico de la documentación contenida en un fichero, deberán adoptarse medidas dirigidas a impedir el acceso o manipulación de la información objeto del traslado.2. En relación a las contraseñas se seguirán las siguientes normas:

Se evitarán nombres comunes, números de matrículas de vehículos, teléfonos, nombres de familiares o de amigos y derivados del nombre de usuario como serían mutaciones en cambios de orden o repeticiones de las letras.
No se accederá al sistema utilizando el identificador y contraseña de otro usuario puesto que es personal e intransferible. Las responsabilidades de cualquier acceso realizado utilizando un identificador determinado, recaerán sobre el usuario al que hubiera sido asignado ya que está prohibido revelar la contraseña a otros usuarios.3. En relación a los ordenadores de sobremesa y portátiles se seguirán las siguientes normas:

• En el caso de tratar datos personales en el dispositivo, se tiene la obligación de trabajar sobre la unidad lógica definida en el servidor central. Se prohíbe almacenar en estos soportes datos personales sin autorización.

El trabajador que desee utilizar su dispositivo personal, para fines empresariales, deberá comunicarlo previamente a su superior. En caso de autorizarse, el trabajador deberá implementar las medidas de seguridad oportunas que garanticen la seguridad y confidencialidad de sus datos, así como firmar los documentos oportunos.
El dispositivo es para fines estrictamente laborales y por tanto no se utilizará para fines particulares. Se monitorizará su buen uso controlando los correos electrónicos y su contenido, contenido de mensajería instantánea, uso y navegación de Internet, actividad del usuario mediante herramientas de monitorización de actividad, software de trazabilidad de documentos.
El usuario que quiera instalar nuevas aplicaciones, ha de solicitar autorización previa escrita al administrador del sistema, así como seguir las instrucciones de descarga, instalación y configuración de seguridad y privacidad.
El usuario extremará la precaución en el acceso a páginas web en la descarga de ficheros para impedir la entrada de malware que pueda comprometer el funcionamiento del dispositivo.4. Las siguientes normas se aplicarán a los soportes de almacenamiento (PenDrive, CD’s, etc) utilizados por los usuarios:

Se prohíbe almacenar en estos soportes datos personales sin autorización previa del superior.
El contenido de los soportes podrá ser revisado en cualquier momento.
En el caso de salida de algún soporte fuera de los locales de la entidad Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) (salida que deberá ser debidamente autorizada) el usuario adoptará medidas de seguridad dirigidas a evitar la sustracción, posible pérdida o accesos indebidos a la información, la cual en todo caso se mantendrá en dicho soporte cifrada.
En el momento del desecho de algún soporte, el usuario procederá a su previo borrado o a su destrucción para evitar el acceso o recuperación posterior de la información contenida en el mismo.5. Respecto al uso de terminales móviles corporativos (incluyendo teléfonos, tablets y PDA’s):

el dispositivo es para fines estrictamente laborales y por tanto no se utilizará para fines particulares. Se monitorizará su buen uso controlando el contenido de los correos electrónicos, mensajería instantánea y uso y navegación por Internet.
el usuario custodiará el dispositivo impidiendo el acceso o manipulación por parte de otras personas.
es obligatorio hacer servir el bloqueo por código o cualquier mecanismo de protección equivalentedisponible en el dispositivo.
el usuario se abstendrá de desactivar cualquier mecanismo de seguridad que haya estado habilitado por Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) en el dispositivo, así como el sistema de bloqueo, el sistema de borrado remoto, el cifrado de datos o cualquier otro.
queda totalmente prohibido el jailbreak o cualquier modificación o re-configuración del dispositivo sin autorización previa escrita del administrador del sistema.
el usuario que quiera instalar nuevas aplicaciones al dispositivo, ha de solicitar autorización previa escrita al administrador del sistema, así como seguir las instrucciones de descarga, instalación y configuración de seguridad y privacidad.
en caso de avería o mal funcionamiento del dispositivo se debe notificar inmediatamente al administrador del sistema. También se notificarán pérdidas o robos del dispositivo a fin de proceder a la denuncia, bloqueo y/o borrado remoto.
está prohibido almacenar o mantener datos personales catalogados como categorías especiales de datos origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientación sexuales de una persona física así como los relativos a condenas e infracciones penales, salvo que se cuente con autorización previa y por escrito de la Dirección.

el usuario extremará la precaución en el acceso a páginas web en la descarga de ficheros para impedir la entrada de malware que pueda comprometer el funcionamiento del dispositivo.
en la fecha prevista de devolución o como límite de tiempo la fecha de baja del usuario en Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch), el usuario devolverá el dispositivo al administrador del sistema para garantizar que se proceda al borrado de la información.
El uso personal de las comunicaciones telefónicas estará permitido si es fortuito o insignificante, y no interfiere con las actividades laborales habituales ni perjudica el rendimiento de las mismas. El acceso de los usuarios y sus privilegios asociados se verán limitados exclusivamente a aquellos que resulten imprescindibles para desarrollar las funciones correspondientes a sus obligaciones profesionales para con Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch). Los equipos telefónicos fijos y móviles, así como el fax son propiedad de Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch), y por tanto, se reserva el derecho de revisar la lista de llamadas realizadas y faxes enviados, para la verificación del cumplimiento de las normas ante cualquier sospecha fundada o evidencia de uso fraudulento o abusivo del servicio.
El trabajador que desee utilizar su dispositivo móvil personal, para fines empresariales, deberá comunicarlo previamente a su superior. En caso de autorizarse, el trabajador deberá implementar las medidas de seguridad oportunas que garanticen la seguridad y confidencialidad de sus datos, así como firmar los documentos oportunos.6. En relación a la realización de pruebas de software, está prohibido incorporar datos de carácter personal reales en los entornos de desarrollo que no cuenten con las debidas medidas de seguridad y hayan sido autorizados para ello por el administrador del sistema. En dichos entornos desprotegidos se emplearán exclusivamente datos ficticios.7. Cualquier soporte informático recibido en la organización, deberá ser registrado e inventariado, siguiendo el procedimiento establecido internamente. Una vez procesado, el soporte recibido deberá ser borrado completamente. En el caso de que por un motivo justificado se desee conservar el soporte recibido, deberá inventariarse, siguiendo las normas internas.8. Respecto al uso de Internet y de la cuenta de correo electrónico facilitada por Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch), esta será de uso y desarrollo exclusivamente de las funciones laborales del empleado. No podrá utilizarse la cuenta de correo electrónico proporcionada por Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) para otros fines y se podrá acceder al contenido de los correos electrónicos y comprobar el historial de navegación en Internet.Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch), en virtud del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, le informa que “podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana”.El uso particular queda completamente excluido. No se permite el envío ni recepción de mensajes privados, ni almacenamiento de fotografías ni documentos particulares. Entre los sistemas de control previstos se encuentra el registro y revisión de la navegación, alertas automáticas sobre el envío de mensajes con adjuntos y la revisión de los correos electrónicos sospechosos, así como el acceso a los mismos durante la ausencia del usuario en caso que sea necesario.Respecto a la cuenta de correo asignada por Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch), se observarán las siguientes normas:

El usuario mantendrá la contraseña de acceso de manera confidencial y sin facilitarla a otras personas.
No utilizar una contraseña fácilmente deducible.
El usuario bloqueará el acceso a la cuenta de correo, en caso de ausentarse del puesto de trabajo durante la jornada.
En caso de recibir mensajes sospechosos es necesario comunicarlo al administrador del sistema. Ejemplos de mensajes sospechosos son los recibidos por desconocidos, los que simulan el envío desde entidades bancarias o desde Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) muy conocidas induciendo a abrir links o soliciten páginas donde se pidan contraseñas o datos personales.

En caso de detectar una incidencia durante el uso del correo electrónico, la persona trabajadora lo tiene que poner en conocimiento del administrador del sistema.
Cuando el correo contenga datos de categorías especiales (que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientación sexuales de una persona física y relativos a condenas e infracciones penal) no podrá reenviarlo sin autorización de su superior inmediato y deberá en cualquier caso cifrar su contenido y facilitar la contraseña por otra vía.Solamente podrán utilizar cuentas de webmail corporativas, aquellos empleados que estén autorizados para ello. En este caso, deberán seguirse las siguientes normas en caso de consultar desde un equipo o dispositivo que no pertenezca a Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch):

No hacer uso de la opción de guardar la contraseña.
Al finalizar, cerrar la sesión de webmail y borrar el historial de navegación.
No deberá guardar datos en terminales o soportes ajenos a Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch), salvo que fuese estrictamente necesario y procediendo después a su total eliminación.
Únicamente se consultará el webmail desde ordenadores o dispositivos protegidos mediante contraseña u otro mecanismo de bloqueo.9. La salida de soportes informáticos y ordenadores personales que contengan datos de carácter personal fuera de los locales de Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) precisa de autorización, que deberá solicitarse al administrador del sistema.10. Toda incidencia y brecha en materia de seguridad deberá comunicarse, siguiendo las instrucciones determinadas en el citado manual, al administrador del sistema tan pronto como se tenga constancia de la misma.11. Todos los ficheros temporales que los usuarios mantengan en sus ordenadores personales deberán ser borrados, una vez haya finalizado la finalidad para la que fueron creados.12. Queda terminantemente prohibido iniciar nuevos tratamientos de datos sin previa autorización de la Dirección.13. No está permitido instalar “motu propio” ningún producto informático o APP en ordenadores, smartphones, tablets y sistemas de información de la organización. Todas aquellas aplicaciones necesarias para el desempeño de su trabajo serán autorizadas por el administrador del sistema e instaladas por personal autorizado para ello. También está prohibido alterar o modificar “motu propio” la configuración del sistema, dispositivo y aplicativos de gestión.14. Queda prohibido utilizar los recursos de los sistemas a los que tenga acceso para uso privado o para cualquier otra finalidad diferente de las estrictamente laborales de Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch).15. Queda terminantemente prohibido facilitar a persona alguna ajena a Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) ningún soporte conteniendo datos, a los que haya tenido acceso en el desempeño de sus funciones, sin la debida autorización.16. Cualquier solicitud de ejercicio de derechos por parte de un interesado en relación con el tratamiento de sus datos será trasladada inmediatamente a la persona o departamento responsable de estudiarla y responderla.17. Está absolutamente prohibido almacenar en dispositivos datos personales catalogados como categorías especiales de datos origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de maneraAvda. Divino Maestro, 15-B Alboraya (Valencia) 46120. Apdo. correos 22 Tel. 96.185.59.85 Fax. 96.186.14.45 – www.col-legiparroquialdonjoselluch.es

unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o las orientación sexuales de una persona física así como los relativos a condenas e infracciones penales, salvo que se cuente con la autorización por escrito de Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch).

18. Queda prohibido el uso de aplicaciones en la nube para compartir documentos o trabajar fuera del lugar de trabajo, que no estén previamente autorizadas por el administrador del sistema. Algunas de estas aplicaciones del tipo Drive o Dropbox pueden ocasionar una transferencia internacional de datos fuera de la Unión Europea y del Espacio Económico Europeo, lo que requiere adaptar con carácter previo por parte de Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) de una serie de medidas y cautelas impuestas por la normativa.

19. En relación con el Delegado de protección de datos / coordinador de protección de datos, el empleado deberá:

atender a sus requerimientos de información.
facilitarle a la mayor brevedad posible cuanta información hubiera solicitado.
informarle con carácter previo sobre nuevos tratamientos que se vayan a realizar.
informarle con carácter previo sobre cambios organizativos o técnicos en la organización que puedan variar los análisis de riesgos en protección de datos realizados.
informarle sobre nuevos prestadores de servicios que accedan a datos.
informarle sobre brechas e incidentes de seguridad tan pronto como se tenga constancia de la misma.
informarle sobre la recepción de solicitudes de ejercicio de derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y limitación del tratamiento.
informarle sobre las transferencias internacionales que se puedan o se piensen realizar.Se recuerda que el usuario será responsable frente a Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) y frente a terceros de cualquier daño que pudiera derivarse para unos u otros del incumplimiento de los compromisos anteriores y resarcirá a Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch) las indemnizaciones, sanciones o reclamaciones que ésta se vea obligada a satisfacer como consecuencia de dicho incumplimiento.En el caso de producirse algún cambio en sus datos, rogamos nos lo comunique debidamente por escrito.Con la firma de este documento, comprensible sobre las medidas de seguridad en materia de protección de datos, así como la información relativa al tratamiento de los datos del personal y colaboradores de Parroquia Asuncion de Nuestra Señora (Col.legi Parroquial Don Jose Lluch), el trabajador o colaborador declara que lo ha leído y comprendido en toda su extensión.